צילום שנשלח באקראי עלול ללכת לאיבוד ולהקשות על המעקב.
מסמכי שכר, דוחות בנק, תעודות זהות ואישורי מס כוללים מידע רגיש. מומלץ להעביר אותם באמצעות המערכת או האפליקציה שהוגדרו על ידי המשרד, ולא לפזר אותם בין הודעות, כתובות דואר ומכשירים שונים. ערוץ קבוע מאפשר לעקוב אחר הקבלה, לשייך את המסמך לתיק הנכון ולשמור על סדר ואבטחה. לפני השליחה כדאי לוודא שהצילום מלא, קריא וכולל את כל העמודים.
השתמשו בערוץ הקבוע של המשרד והעניקו לכל קובץ שם ברור.