דיווח תקופתי לא צריך להפתיע בכל חודש מחדש.
לכל עסק יש מועדי דיווח ותשלום הנגזרים ממעמדו, מסוג התיק ומאופן הדיווח. מומלץ להחזיק לוח מסודר הכולל את המועדים, את המסמכים שיש להעביר ואת הגורם האחראי בכל שלב. כאשר בעל העסק מעביר חומר באיחור, גם למשרד קשה להשלים את הבדיקה בזמן. תזכורת קבועה ותהליך אחיד הופכים את הדיווח לפעולה שגרתית ומצמצמים טעויות.
קבעו בלוח העסקי מועד מוקדם להעברת חומר, לפני מועד הדיווח לרשות.