לפני התלוש הראשון צריך להשלים מסמכים והגדרות שישפיעו על כל תקופת ההעסקה.
קליטת עובד כוללת פרטים אישיים, טופס 101, תנאי העסקה, היקף משרה, שכר, זכויות והפרשות. חשוב לקבוע מי אחראי להעביר כל מסמך ומתי. כשמידע מגיע לאחר סגירת השכר, התיקון עלול להשפיע על תלושים ודיווחים שכבר הופקו. תהליך קליטה אחיד מצמצם טעויות ומאפשר לעובד לקבל תלוש נכון כבר מהחודש הראשון.
לפני תחילת העבודה, השתמשו ברשימת קליטה קבועה לכל עובד חדש.